Di era digital seperti sekarang, banyak perusahaan sudah beralih menggunakan email sebagai jalur utama penerimaan karyawan. Metode ini jauh lebih cepat, rapi, dan mudah dipantau dibandingkan menyerahkan berkas secara langsung. Namun, meski terlihat sederhana, masih banyak pencari kerja yang belum memahami cara melamar kerja via email yang baik dan benar. Padahal, kesalahan kecil seperti nama file yang berantakan, subjek tidak jelas, atau body email kosong bisa membuat lamaran kamu langsung diabaikan.
Agar peluang diterima semakin besar, berikut cara dan tips melamar kerja via email yang bisa kamu terapkan mulai hari ini.
1. Gunakan Alamat Email yang Profesional
Langkah pertama yang sering diremehkan adalah penggunaan alamat email. Hindari memakai email alay atau terlalu personal seperti:anakbaik123@..., siapaluhh@..., atau nama panggilan tidak jelas.
Gunakan format yang lebih profesional, misalnya:[email protected][email protected]
Email yang rapi menggambarkan bahwa kamu adalah orang yang siap bekerja dan serius dalam melamar.
2. Perhatikan Subjek Email (Subject)
Subjek email adalah hal pertama yang dilihat HRD. Jika subjek kurang jelas atau kosong, biasanya lamaran langsung tenggelam di antara ratusan email lainnya. Karena itu, pastikan kamu menuliskannya secara spesifik.
Format subjek yang umum digunakan:
Lamaran [Posisi] – [Nama Lengkap]
Contoh:
Lamaran Admin Gudang – Rizky Ramadhan
Dengan subjek yang jelas, HRD dapat langsung mengelompokkan lamaranmu sesuai posisi yang dibutuhkan.
3. Tulis Body Email yang Singkat, Sopan, dan Jelas
Banyak pelamar yang hanya mengirimkan lampiran tanpa isi email. Ini adalah kesalahan besar. Body email adalah perkenalan pertama kamu dengan HRD, jadi buatlah kalimat pembuka yang sopan dan formal, namun tidak terlalu panjang.
Isi ideal body email:
-
Salam pembuka
-
Perkenalan diri singkat
-
Posisi yang dilamar
-
Ringkasan pengalaman atau keahlian
-
Kalimat penutup dan ucapan terima kasih
Contoh singkat:
“Sesuai informasi lowongan, saya bermaksud melamar posisi Customer Service. Pengalaman saya selama dua tahun di bidang pelayanan pelanggan membuat saya yakin dapat memberikan kontribusi terbaik untuk perusahaan.”
4. Lampirkan Dokumen dalam Format PDF
Setelah body email siap, saatnya melampirkan berkas. Format PDF adalah pilihan paling aman karena tidak mengubah tampilan file saat dibuka oleh HRD.
Berkas yang wajib kamu sertakan:
-
CV (Curriculum Vitae)
-
Surat Lamaran Kerja
-
Portofolio (jika diperlukan)
-
Ijazah dan transkrip nilai
-
Sertifikat pendukung
Pastikan ukuran file tidak terlalu besar, idealnya di bawah 2–5 MB agar mudah dibuka.
5. Rapikan Nama File Agar Mudah Dikenali
Tips melamar kerja via email lainnya adalah memberi nama file yang profesional. Banyak pelamar menulis nama file seperti: “cv fix terbaru.pdf” atau “dokumen siap kirim.pdf”. Ini terlihat kurang rapi di mata HRD.
Format terbaik:
NamaLengkap_CV.pdf
NamaLengkap_Lamaran.pdf
NamaLengkap_Portofolio.pdf
Dari sini HRD bisa langsung mengenali file kamu tanpa harus menebak isinya.
6. Pastikan Format CV Menarik dan Mudah Dibaca
CV adalah dokumen yang paling diperhatikan. Jangan menumpuk tulisan terlalu banyak atau menggunakan desain berlebihan yang membuat HRD pusing membacanya. Gunakan poin-poin penting dan jelaskan pengalaman kerja secara singkat tapi padat.
Fokuskan pada:
-
Pengalaman kerja yang relevan
-
Keahlian (skills)
-
Riwayat pendidikan
-
Kontak aktif
-
Link portofolio (opsional)
7. Periksa Kembali Seluruh Isi Email Sebelum Mengirim
Kesalahan pengetikan (typo), lampiran yang lupa dimasukkan, atau file yang salah adalah hal yang sering terjadi. Karena itu, sebelum klik “kirim”, baca ulang dari atas sampai bawah.
Checklist sebelum mengirim:
✔ Subjek sudah benar
✔ Body email sopan dan lengkap
✔ Semua dokumen terlampir
✔ Nama file tertata rapi
✔ Email HRD sudah tepat
Kerapian dan ketelitian ini menunjukkan bahwa kamu adalah kandidat yang profesional.
8. Kirim di Jam Kerja Agar Lebih Cepat Dibalas
Waktu pengiriman email juga mempengaruhi peluang dilihat HRD. Hindari mengirim di tengah malam atau hari libur kecuali memang diminta. Jam terbaik adalah 09.00 – 16.00, ketika HRD sedang aktif memeriksa email.
Penutup
Melamar kerja via email sebenarnya tidak sulit, tetapi perlu ketelitian agar lamaranmu terlihat profesional dibandingkan pelamar lainnya. Dengan menerapkan cara melamar kerja via email yang benar, mulai dari penggunaan alamat email profesional, subjek jelas, body email sopan, hingga kerapian dokumen, kamu sudah meningkatkan peluang dipanggil interview.
Ingat, HRD menilai kerapian dan keseriusan kamu bahkan sebelum membuka CV. Jadi, pastikan setiap detail dikirim dengan baik. Semoga tips melamar kerja via email ini bisa membantu kamu mendapatkan pekerjaan yang diimpikan.
